در میان تمام روشهای ارتباطی، نامه و نامه نگاری همچنان بهعنوان یکی از قدیمیترین و مؤثرترین ابزارها، جایگاه خود را حفظ کرده و همچنان پرکاربرد است. امروزه، نامه نگاری اداری بهعنوان یکی از ابزارهای مهم در ادارات، شرکتها و سازمانهای رسمی شناخته میشود. چه در محیطهای رسمی مشغول به کار باشید، چه در یک استارتاپ فعالیت کنید، یا حتی تنها قصد داشته باشید درخواست خود را به شرکتی ارسال کنید دانستن اصول نامه نگاری اداری این فرایند را برای شما تسهیل خواهد کرد.
در این مقاله میخوانیم :
نامه اداری چیست؟
هر نوع نوشتهای که شامل مطالب اداری باشد و بهعنوان ابزاری برای ارتباط داخلی یا خارجی سازمان مورد استفاده قرار گیرد، نامه اداری نامیده میشود. نامه اداری معمولاً به دلیل ویژگیهای خاص و طبقهبندی متفاوتی که نسبت به نامههای عادی دارد، نیازمند رعایت اصول مشخصی است که در ادامه بهصورت کامل توضیح داده خواهد شد.
با وجود راههای ارتباطی متنوع امروزی مانند پست الکترونیک و پیامرسانها، همچنان نامه اداری جایگاه اصلی خود را حفظ کرده و نسبت به سایر روشهای ارتباطی ارجحیت دارد. برای اینکه بتوانید یک نامه اداری اصولی و صحیح بنویسید، نیاز به یادگیری اصول نامه نگاری اداری خواهید داشت.
اهمیت نامه و اصول نامه نگاری
امروزه در شرکتها و سازمانهای رسمی، برای هر درخواست یا دستوری، عمدتاً از نامهها استفاده میشود. اگرچه از طریق تلفن، جلسات، و گفتوگوهای حضوری نیز میتوان به امور رسیدگی کرد، اما نامهها به دلیل ثبت تمامی رویدادها و حفظ اطلاعات بهصورت کتبی، بهعنوان یک سند معتبر اهمیت ویژهای دارند. به همین دلیل است که توصیه میشود برای هر درخواست، شکایت، اعتراض یا هر کار اداری دیگری، از نامهها استفاده کنید.
نامهها نقش حافظهی یک سازمان را ایفا میکنند و کمک میکنند رویدادها، تصمیمها، و اسناد مهم ثبت و برای آینده حفظ شوند.
دقیقاً به همین دلیل است که تأکید میکنیم باید در نگارش نامه اداری دقت و وسواس لازم را به خرج دهید و اصول نامه نگاری اداری را بهخوبی یاد بگیرید!
اصول نامه نگاری: ویژگیهای ظاهری نامه اداری
از آنجایی که نامه اداری در دستهی نامههای رسمی قرار میگیرد و کاملاً با نامههای غیررسمی، مانند نامههای شخصی، متفاوت است، ظاهر آن باید کاملاً درست و اصولی باشد. برای تنظیم یک نامه اداری حرفهای و اصولی، بهتر است نکات زیر را رعایت کنید:
استفاده از کاغذ استاندارد:
معمولاً نامه اداری باید روی کاغذهایی با سایز A4 یا A5 نوشته شود. سعی کنید از کاغذی صاف و بدون تاخوردگی استفاده کنید و هرگز از کاغذهایی که از دفتر شخصی جدا شدهاند، استفاده نکنید.تایپ یا دستنویس:
اگر شرایط اجازه میدهد، نامه خود را تایپ کنید و از فونتهای استاندارد مخصوص نامه اداری استفاده کنید. در صورتی که نامه باید دستنویس باشد، مطمئن شوید که خوشخط، خوانا و مرتب نوشته شده باشد.استفاده از سربرگ مناسب:
اگر نامه را از طرف شرکت یا سازمان ارسال میکنید، حتماً از سربرگهای رسمی با اطلاعات کامل شامل آرم یا لوگوی سازمان، تلفن، کد پستی و سایر اطلاعات تماس استفاده کنید. در ارسال نامههای اینترنتی نیز بهتر است از سربرگ رنگی استفاده شود.شروع با نام خدا:
هر نامه اداری بهتر است با عبارت “بسمهتعالی” یا “به نام خدا” آغاز شود.مشخصات در گوشه بالا سمت چپ:
در گوشه بالا سمت چپ، تاریخ، شماره نامه، و وضعیت پیوست را مشخص کنید. اگر پیوست دارید، تعداد و نوع آن را دقیقاً ذکر کنید؛ و اگر پیوستی وجود ندارد، عبارت “پیوست: ندارد” یا “پیوست: -” را درج کنید.ادامهدار بودن نامه:
اگر محتوای نامه اداری شما بیش از یک صفحه شد، در انتهای صفحه اول یک علامت % قرار دهید تا نشان دهید نامه ادامه دارد.رونوشت و بایگانی:
حتی اگر نامه اهمیت چندانی ندارد، بهتر است از آن یک رونوشت تهیه کنید و برای سوابق بایگانی کنید. این کار در آینده میتواند بسیار کاربردی باشد.امضا و اعتبار:
در پایان نامه، ابتدا نام خودتان (بهعنوان شخص حقیقی) و سپس نام شرکت یا سازمان (بهعنوان شخص حقوقی) را ذکر کنید. حتماً در پایین نامه، سمت چپ، امضای خود را درج کنید. به یاد داشته باشید که نامهای بدون امضا هیچگونه اعتباری ندارد.
اصول نامه نگاری: بدنههای اصلی نامه اداری
برای اینکه نامه اداری شما بهدرستی و مطابق با اصول نوشته شود، پیش از هر چیز باید با اجزای اصلی آن آشنا شوید تا بتوانید متن خود را بهصورت صحیح تنظیم کنید. در ادامه، پنج بخش اصلی که ساختار نامه اداری را تشکیل میدهند، معرفی شدهاند:
1. سربرگ 2. عنوان 3. متن اصلی 4. امضا 5. رونوشت
سربرگ
سربرگ شامل اطلاعات مهمی از جمله آرم (لوگو)، تاریخ، شماره نامه، نام سازمان، نشانی، پیوست و اطلاعات تماس است. در بخش نشانی، ابتدا آدرس دقیق سازمان و سپس کد پستی، شماره تلفن، دورنگار (فکس)، و ایمیل نوشته میشود. این اطلاعات باید کامل و دقیق باشد تا گیرنده بتواند به راحتی با فرستنده ارتباط برقرار کند.
عنوان
در بخش عنوان، نام گیرنده، فرستنده و موضوع نامه درج میشود. در نوشتن نام گیرنده، اولویت با شخصیت حقیقی (نام شخص) است و سپس شخصیت حقوقی (سمت اداری) ذکر میشود. بهتر است نامها ساده و محترمانه نوشته شوند و از بهکارگیری القاب اضافی مانند دکتر یا مهندس خودداری شود؛ مگر اینکه نامه برای حوزههای پزشکی، آموزشی یا فنی ارسال شود که استفاده از این عناوین ضروری است.
اگر نامه به سازمانی خارجی ارسال میشود، ابتدا نام سازمان نوشته میشود و سپس با قرار دادن یک خط تیره (-) نام بخش مرتبط آن سازمان ذکر میشود. اما در نامههای درونسازمانی، تنها نام واحد مربوطه کافی است.
موضوع نامه باید واضح و دقیق باشد؛ نه آنقدر طولانی که در جای مشخصش جا نشود و نه آنقدر کوتاه که مفهوم را نرساند.
متن اصلی
در متن اصلی، هدف اصلی شما این است که درخواست یا موضوع موردنظرتان بهسرعت و بدون ابهام بررسی شود. بنابراین:
- از گزافهگویی بپرهیزید و مطالب را مختصر، شفاف و مفید بیان کنید.
- از جملات احساسی و غیررسمی استفاده نکنید.
- اصل مطلب را بیواسطه بیان کنید، اما از بیاحترامی خودداری کنید.
- برای نظمدهی به متن، از پاراگرافبندی و نشانههای نگارشی مثل نقطه و ویرگول استفاده کنید.
- از نوشتن کلمات مترادف غیرضروری پرهیز کنید و لحن متن را رسمی حفظ کنید.
پیش از شروع متن، ادب و احترام را با یک سلام بیان کنید و در پایان، نامه را با تشکر و سپاسگزاری به پایان برسانید. اگر نامه خطاب به شخصیت حقوقی (سازمان یا شرکت) است، نیازی به سلام اولیه نیست.
در جملات پایانی، درخواست یا تأکید خود را صریح و شفاف بیان کنید تا مخاطب برای تصمیمگیری درست راهنمایی شود.
امضا
امضا شامل نام، سمت و امضای فرستنده است. در نامه اداری، محل امضا باید در سمت چپ و به فاصله سه سطر از آخرین خط متن باشد. ابتدا مشخصات شخصی خود را بنویسید و سپس مشخصات اداری. امضا نباید بهگونهای باشد که نام شما را بپوشاند.
رونوشت
رونوشت همیشه بخشی از نامه اداری نیست و تنها زمانی استفاده میشود که نیاز باشد نامه به چند نفر ارسال شود.
هر نامه اداری معمولاً در سه نسخه تهیه میشود: نسخه اول برای گیرنده، نسخه دوم برای بایگانی، و نسخه سوم نزد فرستنده باقی میماند. اگر لازم باشد افراد یا واحدهای دیگری هم از محتوای نامه مطلع شوند، رونوشت تهیه میشود. در این حالت، نام اشخاص یا واحدها در انتهای نامه ذکر میشود و یک نسخه از نامه برای آنها ارسال میشود.
تقسیمبندی نامه اداری بر اساس فوریت، حساسیت و امنیت و نوع ارجاع نامه
نامه اداری از جنبههای مختلفی قابل دستهبندی است که شامل موارد زیر میشود:
1. بر اساس فوریت
نامهها بر اساس میزان اهمیت و زمانی که برای بررسی نیاز دارند، به چهار دسته تقسیم میشوند:
- عادی: نیازی به بررسی فوری ندارد و میتواند در روند عادی اداری قرار بگیرد.
- فوری: باید زودتر از نامههای عادی مورد بررسی قرار گیرد.
- خیلی فوری: بررسی آن از اهمیت بیشتری برخوردار است و باید سریعتر انجام شود.
- آنی: نیاز به اقدام فوری و بلافاصله دارد.
2. بر اساس حساسیت و امنیت
این دستهبندی نشان میدهد که چه افرادی مجاز به اطلاع از محتوای نامه هستند. دستهبندیها شامل موارد زیر است:
- عادی: هیچ محدودیت خاصی برای اطلاعرسانی ندارد.
- محرمانه: تنها افراد مجاز از محتوای نامه مطلع میشوند.
- بسیار محرمانه: افراد محدودتری اجازه دسترسی دارند.
- سری: محتوای نامه باید کاملاً محفوظ بماند و تنها به اشخاص خاصی ارائه شود.
- کاملاً سری: تنها افراد کاملاً مشخص و با مجوز خاص حق اطلاع از محتوای نامه را دارند.
3. بر اساس نوع ارجاع
نامههای اداری بر اساس اینکه به کجا ارسال میشوند، به دو دسته تقسیم میشوند:
- درونسازمانی:
این نامهها از یک بخش به بخش دیگری در همان سازمان ارسال میشوند. به نوعی میتوان گفت این نوع نامهها “درون خانوادگی” هستند و معمولاً لحن کمتر رسمی دارند. - برونسازمانی یا خارجی:
این نوع نامهها از یک سازمان به سازمان دیگری ارسال میشوند. نکته مهم این است که نامههای برونسازمانی رسمیتر هستند و رعایت اصول نامه نگاری اداری در آنها از اهمیت بالایی برخوردار است.
هر یک از این دستهبندیها بر نحوه تنظیم، نگارش و ارائه نامه اداری تأثیرگذار است و باید با توجه به نوع نامه، اصول و حساسیتهای مرتبط رعایت شود.
کلام آخر
ممنون که تا پایان این بلاگ همراه ما بودید. امیدواریم با مطالعه این مطلب، بتونید اصول نامه نگاری رو بهخوبی در نامههای اداری خود رعایت کنید. راستی، خوشحال میشیم اگر شما هم نکتهای مهم و کاربردی در مورد اصول نامه نگاری اداری دارید، اون رو در بخش نظرات با ما و دیگر مخاطبان به اشتراک بگذارید!
کاربردی بود. فقط اینکه نامه اداری حتما باید به صورت فیزیکی باشه یا دیجیتالی هم میتونه باشه؟