بین راه‌های ارتباطی مختلف، نامه و نامه نگاری تنها پیشکسوتیه که تا امروز هم هنوز کاربرد داره و بااقتدار کارایی خودشو حفظ کرده. امروزه یکی از مهم‌ترین کاربردهای نامه در ادارات، شرکت‌ها و سازمان‌های رسمیه. اگه در سازمان‌های رسمی یا استارتاپ‌ها مشغول به کار هستید، در بخش مکاتبات شرکتی فعالیت دارید، یا حتی هیچ‌کدوم از اینها نیست و فقط میخواین درخواستتون رو به شرکتی ارسال کنید، کافیه تا آخر این بلاگ همراه ما باشید که قراره اصول نامه نگاری اداری و یک‌سری نکات کاربردی رو با هم یاد بگیریم.
در این مقاله می‌خوانیم :
تعریف نامه اداری
هر نوع نوشته‌ای که حاوی مطالب اداری باشه و به‌عنوان وسیله‌ای برای ارتباط در داخل یا خارج سازمان مورداستفاده قرار بگیره، بهش میگن نامه اداری. نامه اداری غالباً به دلیل ویژگی‌های خاصی که داره و نوع طبقه‌بندی متفاوت اون با نامه عادی، نیازمند رعایت اصول مربوط به خودشه که در ادامه به‌تفصیل هر کدوم رو براتون توضیح میدیم. درسته که امروزه راه‌های ارتباطی متنوعی مثل پست الکترونیک، پیام‌رسان‌ها و… وجود داره ولی هنوز هم نامه اداری جایگاه اصلی خودشو حفظ کرده و به بقیه راه‌های ارتباطی ارجحیت داره. برای اینکه یک نامه اداری اصولی و درست بنویسید ناگزیر به یادگیری اصول نامه نگاری اداری هستید.
اهمیت نامه و اصول نامه نگاری
امروزه در شرکت‌ها و سازمان‌های رسمی برای هر درخواست یا دستوری عمدتاً از نامه‌ها استفاده می‌کنند. درسته که از طریق تلفن و جلسات و گفت‌وگوهای حضوری هم میشه به امور رسیدگی کرد؛ اما نامه‌ها از اون جهت که تمام رویدادها رو ثبت میکنن و به‌صورت کتبی همه چیز رو حفظ میکنن به‌عنوان سندی معتبر حائز اهمیت هستن. به همین دلیله که میگن هر درخواستی، شکایتی، اعتراضی و هرکار اداری دیگه ای دارید بهتره از نامه‌ها استفاده کنید. نامه‌ها حافظة یک سازمان هستن که کمک می‌کنند رویدادها و تصمیم‌ها ثبت و ضبط بشه و باقی بمون.
دقیقاً به همین دلیله که تأکید می‌کنیم باید در نوشتن نامه اداری وسواس به خرج بدین و اصول نامه نگاری اداری رو به‌درستی یاد بگیرید!
نیاز به ترجمه مقاله داری و قیمت و کیفیت ترجمه برات مهمه؟
اصول نامه نگاری: ویژگی‌های ظاهری نامه اداری
از اونجایی که نامه اداری از نوع نامه‌های رسمی هستش و با نامه‌های عشاق به هم متفاوته باید از نظر ظاهری درست و اصولی باشه و بهتره با درنظرگرفتن و رعایت نکاتی که در ادامه توضیح میدیم نامه اداری‌تون رو تنظیم کنید:
- از کاغذ استاندارد استفاده کنید. به طور معمول نامه‌های اداری یا در سایز A4 هستن یا A5؛ سعی کنید کاغذی صاف و بدون تاخوردگی که از وسط دفترتون جدا نکردید و ابعاد ذکر شده رو هم داره استفاده کنید.
- اگر شرایطش رو دارید حتی‌الامکان بهتره نامه‌تون به‌صورت تایپ شده باشه و از فونت استاندارد نامه اداری استفاده کنید. اگه قراره نامه‌تون دست‌نویس باشه هم اشکالی نداره؛ فقط سعی کنید خوش‌خط و خوانا و مهم‌تر از همه مرتب بنویسید.
- اگه نامه رو از طریق اینترنت ارسال می‌کنید از سربرگ‌های رنگی استفاده کنید و اگر از طرف شرکت یا سازمانی نامه می‌زنید حتماً درون سربرگ قرارش بدین. راستی یادتون نره درون سربرگ آرم و لوگو سازمان، تلفن، کد پستی و سایر اطلاعاتی که بتونن با شرکت یا سازمان شما ارتباط برقرار کنن رو هم لحاظ کنید.
- نامه‌تون رو با نام خدا شروع کنید.
- در گوشه بالا سمت چپ، تاریخ، شماره نامه و پیوست رو بنویسید. حواستون باشه که جلوی پیوست صرفاً به نوشتن (دارد) اکتفا نکنید؛ بلکه تعداد و نوع مدارک نامه رو در جلوی پیوست حتماً بنویسید. اگه هم نامه‌تون پیوستی نداشت به‌صورت روبه‌رو بنویسید؛ پیوست: ندارد یا پیوست:-
- باتوجه‌به محتوای نامه‌تون اگه از یک صفحه بیشتر شد، در آخرین خط صفحه اول یک علامت % قرار بدین تا کسی که نامه رو میخونه متوجه بشه ادامه نامه در صفحات دوم یا سومه و نامه ادامه‌داره.
- حتی اگه نامه‌هاتون مهم نیستن، یک رونوشت ازشون بزنید و بایگانی‌شون کنید؛ چون در نهایت این اسناد هستن که به کارتون میان.
- در پایان نامه‌تون، اگه اسم شرکت یا سازمانی هم قراره ذکر بشه، درستش اینه که اول اسم خودتون (به‌عنوان شخص حقیقی) و بعد اسم شرکت یا سازمان (به‌عنوان شخص حقوقی) رو ذکر کنید و حتماً در پایین نامه سمت چپ امضا بزنید؛ نامه‌ای که امضا نداشته باشه اعتباری ندار.
اصول نامه نگاری: بدنه‌های اصلی نامه اداری
برای اینکه نامه اداری شما درست و روی اصول نوشته بشه قبل از هر چیز باید با اجزای اصلی یک نامه اداری آشنا بشید تا بتونید به‌درستی متن نامه‌تون رو تنظیم کنید؛ در ادامه پنج قسمت از نامه اداری که اجزای اصلی اون رو تشکیل میدن بهتون معرفی می‌کنیم:
1. سربرگ 2. عنوان 3. متن اصلی 4. امضا 5. رونوشت
سربرگ
- منظور از سربرگ آرم (لوگو)، تاریخ، شماره، نام سازمان، نشانی، پیوست و در کل اطلاعات تماس شماست.
- دقت کنید در قسمتی که میخواید نشانی رو بنویسید ابتدا نشانی دقیق سازمان و سپس کد پستی و شماره‌های تلفن، دورنگار (فکس) و در نهایت نشانی ایمیل رو بنویسید.
عنوان
- در این بخش باید گیرنده، فرستنده و موضوع نامه رو بنویسید.
- حواستون باشه که برای نوشتن نام گیرنده اولویت باشخصیت حقیقی (نام شخص) و بعد شخصیت حقوقی (سمت اداری) هستش. بهتره اسامی رو ساده و محترمانه بنویسید و از چاپلوسی و به‌کارگیری القاب و عناوین اضافی مثل دکتر و مهندس خودداری کنید؛ البته اگه نامه‌تون قراره برای بخش‌های پزشکی، آموزشی و فنی نوشته بشه ذکر این عناوین مشکلی نداره. بهتره برای سمت اداری از کلمه محترم استفاده کنید.
- اگه نامه‌تون بیرون سازمانی هستش بعد از نوشتن نام سازمان یک خط تیره (-) بزارید و نام بخش مربوطه آن سازمان که نامه باید بهش ارسال بشه رو ذکر کنید و اگه نامه‌تون درون سازمانیه، نیاز نیست نام سازمان رو بنویسید و صرفاً نام واحد مربوطه رو بنویسید کافی.
- نکته‌ای که در مورد موضوع باید رعایت کنید اینه که موضوع باید واضح و مشخص باشه. نه اونقدری بلند باشه که در محل مخصوصش جا نشه و نه اونقدر کوتاه باشه که نشه فهمید مقصودتون چی.
متن اصلی
- هدف شما از نوشتن نامه اداری اینه که در کمترین زمان ممکن به درخواستتون رسیدگی بشه؛ به همین جهت سعی کنید وقتی اصل مطلب رو می‌نویسید گزافه‌گویی نکنید و مختصر اما شفاف و مفید بنویسید.
- نامه شما فرمت رسمی و اداری داره، پس از کلماتی که بار احساسی و عاطفی دارند استفاده نکنید.
- توی نامه اداری شما رودربایستی ندارید، تعارف رو بزارید کنار و اصل حرفتون رو بزنید؛ ولی حواستون باشه بی‌احترامی نکنید.
- واسه اینکه مطالبتون منظم و هر بخش جدا از بخش دیگه باشه نامه رو پاراگراف‌بندی و از نشانه‌های قراردادی مثل ویرگول، نقطه و… استفاده کنید.
- از اونجایی که نامه شما قراره مختصر و مفید و درعین‌حال بدون گزافه‌گویی باشه بهتره که از کلمات هم معنی استفاده نکنید. عامیانه و خودمونی هم ننویسید؛ فرمت نامه اداریه!
- حواستون باشه در نامه اداری قبل از مقدمه، سلام و ادب و احترام رو بنویسید و آخر نامه‌تون بعد از نتیجه تشکر و سپاسگزاری فراموشتون نشه. البته لازم به ذکره که اگه نامه خطاب به سازمان یا شرکتی هستش (به عبارتی خطاب به شخصیت حقوقی) از آوردن سلام در ابتدا خودداری کنید.
- قسمت نهایی و جملات پایانی نامه‌ها اغلب برای تأکید بر درخواست یا سرعت‌بخشیدن به خواسته استفاده میشه؛ پس سعی کنید درخواستتون رو شفاف و صریح بیانش کنید. چون همون جملات میتونه کمک کنه که مخاطب نامه در جهت تصمیم‌گیری صحیح یا غلطی قرار بگیر.
امضا
- در این قسمت باید اسم، سمت و امضای فرستنده نوشته بشه.
- در اصول نامه نگاری اداری حتی امضا هم جای مخصوص به خودش رو داره و شما اجازه نداری هرجایی از نامه که دلتون میخواد امضا کنید؛ محل امضا در نامه اداری سمت چپ و به فاصله سه سطر از آخرین سطر متن هستش، اول مشخصات شخصی‌تون رو بنویسید، سپس مشخصات اداری. دقت کنید طوری امضا نکنید که نام شما رو بپوشونه
رونوشت
- این قسمت رو میشه گفت جز قسمت‌های اصلی و همیشگی نامه اداری نیست؛ چرا که تنها زمانی رونوشت از نامه تهیه میشه که نیاز باشه به چند نفر ارسال بشه.
- به‌طورکلی هر نامه اداری در سه نسخه تهیه میشه: نسخه اول که باید برای گیرنده ارسال شه، نسخه دوم میره که بایگانی بشه و نسخه سوم دست فرستنده می مونه. حالا گاهی ممکنه بنا بر شرایطی که هست نیاز باشه افراد دیگری غیر از گیرنده اصلی مثلاً اشخاص یا واحدهای دیگه از متن نامه مطلع بشن. اینجاست که رونوشت میاد وسط کار؛ این‌طور که نام اشخاص و واحدها رو با رونوشت در انتهای نامه درج میکنن و برای هرکدوم از اون‌ها یک تصویر یا نسخه از نامه رو ارسال میکنن.
تقسیم‌بندی نامه اداری بر اساس فوریت، حساسیت و امنیت و نوع ارجاع نامه
نامه اداری از جهات مختلفی دسته‌بندی میشه:
بر اساس فوریت که زودتر مورد بررسی قرار بگیره و در اولویت باشه یا بره تا چند ماه دیگه: به عادی، فوری، خیلی فوری و آنی تقسیم میشه.
بر اساس حساسیت و امنیت که چه کسایی از متن نامه مطلع بشن و در جریان قرار بگیرن به: عادی، محرمانه، بسیار محرمانه، سری و کاملاً سری تقسیم میشه.
نامه اداری بر اساس نوع ارجاع
- درون سازمانی هستن ؛یعنی از یک بخشی به بخش دیگه‌ای از سازمان ارسال میشه و خودمونی تر، نامه درون خانوادگیه !
- برون سازمانی یا خارجی یعنی نامه از یک سازمان به سازمانی دیگه فرستاده میشه . و نکته حائز اهمیت اینه که نامه های برون سازمانی از درون سازمانی رسمی‌تر هستن و قطعا باید اصول نامه نگاری اداری در این دست از نامه ها با دقت و حساسیت بیشتری رعایت بشه.
کلام آخر
ممنون که تا پایان این بلاگ همراه ما بودید. امیدواریم بعد از خوندن این بلاگ اصول نامه نگاری رو در نامه‌های اداری خودتون رعایت کنید. راستی خوبه که شما هم یه نکته مهم مرتبط با اصول نامه نگاری اداری رو توی قسمت کامنت‌ها باهامون به اشتراک بزارید.
اشتراک گذاری مقاله
مقالات مرتبط
کاربردی بود. فقط اینکه نامه اداری حتما باید به صورت فیزیکی باشه یا دیجیتالی هم میتونه باشه؟